TỔNG HỢP CÂU HỎI VÀ TRẢ LỜI BUỔI THẢO LUẬN GÓI HỖ TRỢ “WIN-WIN” VÒNG 2

Gói hỗ trợ các tổ chức xã hội (CSO) hợp tác với Doanh nghiệp vì sự Phát triển bền vững (Gọi tắt là Gói hỗ trợ Win - Win) trị giá 100.000 Euro đã chính thức được khởi động. Đây là một trong những sáng kiến của CSVhub trong khuôn khổ dự án “Win-Win for Viet Nam” được đồng tài trợ bởi Liên minh Châu Âu (EU) tại Việt Nam và triển khai bởi Viên Nghiên cứu Truyền thông Phát triển (RED) cùng Pro NGO! (Đức). Gói hỗ trợ được hình thành nhằm kết nối các dự án và cộng đồng doanh nghiệp để cùng nhau tạo giá trị chung (CSV). Đồng thời, Gói hỗ trợ Win - Win cũng sẽ là cơ hội cho các CSO xây dựng nguồn tài chính ổn định để phát triển dự án trong dài hạn. 

Để giải đáp những thắc mắc của mọi người dành cho Gói hỗ trợ Win - Win, CSVhub đã tổ chức một buổi chia sẻ trực tuyến. Dưới đây là một số câu trả lời cho những câu hỏi quan trọng và phổ biến nhất.

Câu hỏi 1: Ban tổ chức có thể gửi phần trình bày để các tổ chức theo dõi và hoàn thành hồ sơ để mọi người có thể cập nhật?

=> Trả lời: Ban tổ chức sẽ đăng phần trình bày và giải đáp thắc mắc lên website  và kênh Facebook của CSVhub.

Nếu không tiếp cận được thì vui lòng liên hệ ngay với Ban Tổ Chức để được hỗ trợ chi tiết và rõ ràng hơn.

Câu hỏi 2: CCD đang hợp tác với DN (tài trợ phòng họp, hội trường, cơ sở vật chất) cho dự án thì CCD sẽ chứng minh sự hợp tác này bằng MOU (biên bản ghi nhớ hợp tác) và biên bản xác nhận tài trợ của DN cho từng sự kiện kèm hình ảnh tổ chức. Như vậy đã hợp lệ chưa?

=> Trả lời: Những giấy tờ trên cung cấp tương đối đầy đủ nhưng nếu được, trong phụ lục C (Budget) cần quy đổi đóng góp hiện vật sang hiện kim để BTC có thể đánh giá được mức độ tham gia doanh nghiệp đó. Ngoài ra, cần chuẩn bị thêm các tài liệu và chứng từ chứng minh cho hoạt động như Danh sách kèm chữ ký của người tham gia trong phòng họp, hội trường, hình ảnh của sự kiện, v.v…

Câu hỏi 3: Những điều quan trọng nhất cần lưu ý trong đề xuất của gói hỗ trợ Win-win là gì?

=> Trả lời: Thứ nhất, những mục tiêu đề xuất mang giá trị phát triển lâu dài không những cho các vấn đề hay những mối quan tâm chưa giải quyết được của xã hội mà còn mang lại giá trị cho tổ chức và doanh nghiệp hợp tác, một cách bền vững hơn là ngắn hạn (chỉ có lợi trong thời gian đó là hết).

Thứ hai, dự án đáng chú ý cũng được cân nhắc dựa trên sự hợp tác doanh nghiệp và mức độ tham gia của doanh nghiệp vào dự án này. Có tập trung vào dự án hoặc gắn kết với tổ chức bền vững lâu dài hay không? Để tránh trường hợp các doanh nghiệp chỉ đăng ký hỗ trợ rồi thôi, không có mục tiêu thúc đẩy cho dự án càng phát triển. Như vậy sẽ ảnh hưởng đến tiềm năng bền vững của dự án trong tương lai.

Câu hỏi 4: Chi phí cho nhân viên hoặc phí chuyên gia của các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp là không hợp lệ. Em thắc mắc vấn đề này ạ, vì dự án có hợp tác với một Công ty giáo dục, bên họ sẽ hỗ trợ nhân sự là giáo viên/ chuyên gia để tham gia research & development nội dung giáo dục/ Chương trình truyền thông giáo dục của dự án, thì dự án có thể tính chi phí hỗ trợ cho họ không ạ?

=> Trả lời: Những chi phí này sẽ được tính vào chi phí đóng góp của doanh nghiệp chứ không được tính hợp lệ trong dự án được hỗ trợ. 

Lưu ý thêm: 

1. Chi phí cho nhân sự của tổ chức tham gia vào thực hiện dự án (lương nhân sự) cố gắng tối đa 25-30% để tối ưu chi phí, và đặc biệt chi phí này không áp dụng cho cán bộ nhà nước và doanh nghiệp, tránh ăn hai lương cùng lúc.

2. Chi phí thuê khoán chuyên gia, tư vấn, trong trường hợp thuê khoán chuyên gia là cán bộ nhà nước hoặc nhân viên của doanh nghiệp: Nếu chỉ thuê trong thời gian rất ngắn (vài ngày), thì có thể xem xét là hợp lệ vì tư vấn có thể sử dụng ngày nghỉ, ngày phép để tham gia dự án. 

3. Dự án phải đảm bảo tính công bằng, muốn thuê chuyên gia bên ngoài, phải công khai thông tin tuyển dụng để nhiều người được biết, cơ hội đến với nhiều người, và dự án tuyển được người chất lượng.

Câu hỏi 5: Doanh nghiệp xã hội có được viết đề xuất Win-Win cho hợp tác với các tổ chức xã hội để cùng đạt được mục tiêu của gói hỗ trợ không hay bắt buộc phải là một tổ chức xã hội viết đề xuất? (Vì một số doanh nghiệp xã hội chưa chứng minh được các phần tái đầu tư 100% lợi nhuận)

=> Trả lời: Doanh nghiệp xã hội vẫn tính là doanh nghiệp (có thể tham gia với vai trò là đối tác trong gói hỗ trợ này).

Nếu một doanh nghiệp xã hội chứng minh được đóng góp 100% lợi nhuận thì sẽ được tính là một tổ chức phi lợi nhuận và sẽ đủ điều kiện để nộp đề xuất. 

Tuy nhiên, dự án mong đợi nhận được các đề xuất mà trong đó, sự hợp tác giữa tổ chức xã hội và doanh nghiệp là thật sự bền vững và mang lại lợi ích cho cả hai bên. 

Câu hỏi 6: Chúng tôi đang đề xuất dịch vụ Tủ sách di động bằng xe bus (cho mượn và thuê cho công nhân và con em) thì đây có phải tiêu chí của gói tài trợ không?

=> Trả lời:  Vẫn phù hợp với tiêu chí của gói tài trợ. Nếu dự án nhắm đến mục đích hỗ trợ cho sự phát triển của xã hội, góp phần giải quyết các nút thắt chưa giải quyết được một cách bền vững đều được chấp nhận.

Câu 7: Tôi muốn hỏi về thông tin quy trình để nhận gói hỗ trợ, các cách thức, biểu mẫu.

=> Trả lời: Các mẫu phụ lục và hướng dẫn đã được đăng trên website của dự án nên các tổ chức có thể truy cập để tải xuống hoặc liên hệ để Ban tổ chức hỗ trợ ngay.

Câu 8: Chúng tôi cần một buổi tập huấn kỹ năng viết đề xuất cho gói hỗ trợ Win-Win này. BTC có thể tổ chức một buổi tập huấn không?

=> Trả lời: Mỗi năm sẽ có 02 khoá tập huấn liên quan dành cho các tổ chức xã hội, năm 2022 đã tổ chức ở Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Các khóa tập huấn khác sẽ được tổ chức vào năm tiếp theo của dự án (khoá tập huấn tiếp theo trên tinh thần sẽ tập trung vào các dự án của những tổ chức mới tham gia vào gói tài trợ phụ).

Câu 9: Dự án có tổ chức xã hội kết hợp với mô hình hợp tác xã thì có được không?

=> Trả lời: Tổ chức xã hội là đối tượng hợp lệ để đứng nộp đề xuất cho gói hỗ trợ này. 

Với hợp tác xã, cần kiểm tra xem Hợp tác xã đó đã đăng ký hoạt động dưới hình thức như thế nào, tổ chức xã hội hay doanh nghiệp, vì hiện nay mô hình hợp tác xã ở Việt Nam vẫn chưa rõ ràng. 

Câu 10: Doanh nghiệp hỗ trợ chi phí tổ chức là các tour trải nghiệm (300.000 VNĐ/1 người) thì tài liệu chứng minh là biên bản xác nhận hỗ trợ chi phí đó có phù hợp không?

=> Trả lời: Là phù hợp nhưng cũng cần có danh sách ký nhận của những người được hỗ trợ (những người tham gia tour trải nghiệm). Chứng minh nhận hỗ trợ được chi tiêu đúng và đủ với gói được hỗ trợ từ doanh nghiệp.

Câu 11: Có yêu cầu gì về thời hạn hợp tác giữa DN và tổ chức xã hội? Đã ký kết từ trước hay mới?

=> Trả lời: Không có quy định. Tuy nhiên ban giám khảo sẽ đánh giá cao các mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững giữa các tổ chức và doanh nghiệp, đặc biệt mối quan hệ này thể hiện như thế nào trong suốt quá trình dự án diễn ra.

Câu 12: Chi phí thuê văn phòng của cá nhân có được tính vào nguồn chi phí hay không?

=> Trả lời: 

1. Về tính pháp lý, được chấp nhận, 

TH1: Nếu trên hợp đồng thể hiện cá nhân là người đi nộp thuế, hồ sơ gồm:

+ Hợp đồng thuê tài sản

+ Chứng từ trả tiền thuê tài sản

TH 2: Nếu trên hợp đồng thể hiện là tổ chức đi thuê nộp thuế thay chủ nhả thì hồ sơ cần:

+ Hợp đồng thuê tài sản

+ Chứng từ trả tiền thuê tài sản.

+ Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

Lưu ý: Nếu tổng chi phí thuê > 100 triệu/năm, thì sẽ phát sinh thuế phải nộp, nên nếu trong hợp đồng có người đi thuê nộp thay thuế người thuê thì phải có chứng từ khấu trừ thuế để chứng minh được hạn mục đi thuê đó. 

2. Về tính hợp lý: 

Tuy về tính pháp lý được chấp nhận, nhưng chi phí thuê văn phòng phải được phân bổ phù hợp trong trường hợp việc đi thuê này để cán bộ làm việc cho nhiều dự án và phải phù hợp với quy mô dự án. 

Ví dụ: Các cán bộ của tổ chức chỉ dành khoảng 20% toàn thời gian cho dự án A thì chi phí thuê văn phòng tính vào dự án A cũng cần được phân bổ tương ứng. 

Với tổng ngân sách cho dự án chỉ khoảng 200 triệu VNĐ trở xuống thì tỷ lệ chi phí thuê văn phòng chỉ nên chiếm tỷ lệ nhỏ, mang tính hỗ trợ là chủ yếu để thực hiện dự án.

Câu 13: Có quy định nào về hoá đơn tài chính hay không? 

=> Trả lời: Có. Các hóa đơn chứng từ đều phải tuân thủ quy định của Bộ Tài chính. Ví dụ, tất cả hoá đơn trên 200.000 VNĐ đều phải có hoá đơn tài chính để chứng minh.

Câu 14: Tổng kinh phí là bao nhiêu? (Bên cạnh việc đề xuất 10.000 EURO từ gói hỗ trợ thì có được phép nhận thêm từ các nguồn ngoài của DN hay không?)

=> Trả lời: Mục đích của gói tài trợ phụ từ dự án Win-win for Vietnam tương tự như một quỹ Seed-Funding cho các dự án, nên chúng tôi rất hoan nghênh các nguồn đóng góp khác nhau của doanh nghiệp, kể cả các khoản tài chính và phi tài chính. Trong tổng chi phí của dự án, tối đa 10.000 EURO từ hỗ trợ của gói Win-win và các khoản hỗ trợ khác của các doanh nghiệp đều hiển thị luôn trên phụ lục C (phần Budget) của đơn đề xuất để ban giám khảo xem xét và đánh giá. Nghĩa là về phía dự án Win-win for Vietnam thì khoản đóng góp tài chính sẽ là 8.000 - 10.000 EURO còn từ phía doanh nghiệp thì không giới hạn.

Câu 15: Làm việc với chuyên gia cần hợp đồng hay không?

=> Trả lời: Bất cứ hoạt động thuê khoán chuyên gia nào đều cần có hợp đồng để chứng minh chi tiêu của dự án, đồng thời chứng minh thu nhập để chuyên gia nộp thuế thu nhập cá nhân. Với các hợp đồng từ 2 triệu đồng trở lên, luôn phải trích 10% thu hộ thuế thu nhập cá nhân cho nhà nước. Đồng thời, cung cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho chuyên gia và nộp chứng từ này cho dự án để chứng minh đã nộp thuế.

Câu 16: Có những lưu ý gì khác cho chúng tôi cần nắm khi làm đề xuất dự án hay không?

=> Trả lời: 

• Một hồ sơ được tính là hợp lệ khi có hợp tác với 01 doanh nghiệp. Chú ý Hiệp hội Doanh Nghiệp không phải là doanh nghiệp mà là CSO. Trong trường hợp một dự án hợp tác với Hiệp hội Doanh Nghiệp thì cần có hợp tác thêm với ít nhất một doanh nghiệp khác thì mới là hợp lệ để nộp đề xuất.

• Các hoạt động phải được liệt kê rõ ràng để đối chiếu với ngân sách. Ngân sách liệt kê chi phí kỹ càng, tránh trường hợp không hợp lý giữa hoạt động và chi phí. 

• Về đối tác: Cần chọn lựa đối tác doanh nghiệp có sự cam kết hợp tác lâu dài, phòng trường hợp có doanh nghiệp dừng hợp tác giữa chừng thì sẽ mất thời gian tìm kiếm đối tác khác, khiến cho tiến trình và các khâu khác của dự án bị trì tuệ và xảy ra những vấn đề không đáng có.

Câu hỏi 17: Nếu sự hợp tác từ DNXH và các tổ chức xã hội không có hỗ trợ về tài chính quá nhiều cho nhau thì có được hay không?

=> Trả lời: Vẫn được. Nếu những đóng góp “phi tài chính” mà doanh nghiệp cung cấp phù hợp với các mục tiêu bền vững và lâu dài của dự án đề xuất thì vẫn thuyết phục ban giám khảo.

Câu hỏi 18: Tỷ giá EURO tính như thế nào?

=> Trả lời: Đồng tiền gốc được hỗ trợ trong gói này được tính bằng đồng EURO nên tỷ giá EURO được tính là tỷ giá tại ngày RED quy đổi EURO sang VNĐ để trao lại cho các dự án. 

Ngân sách các dự án đã được duyệt trong thời gian trước đó vẫn mang tính chất tạm tính. 

(do tại thời điểm quy đổi đồng EURO sang VNĐ vẫn sẽ có thể có những sự thay đổi về tỷ giá so với thời điểm được duyệt ngân sách).

Ví dụ: Theo quy định trao tài trợ, sẽ chuyển 50% lần 1

Tỷ giá khi chuyển tiền lần 1 là tỷ giá tại thời điểm RED chuyển đổi EUR sang VNĐ để trao cho Subgrantee.

Câu hỏi 19: Danh sách của những người tham gia hoạt động cần có thông tin gì?

=> Trả lời: Họ tên, giới tính, số điện thoại và/hoặc địa chỉ email. Nếu nhận hỗ trợ công tác phí thì phải có ảnh chụp chứng minh thư/CCCD, tên cơ quan và chữ ký. Nếu là trẻ em (chưa có chứng minh thư) thì phải có họ tên/trường/họ tên phụ huynh (số điện thoại và CCCD) và chữ ký.

Nếu có thêm các câu hỏi về Gói hỗ trợ Win – Win, anh/chị vui lòng gửi tới email: csvhub@red.org.vn hoặc Facebook page. Chúng tôi sẽ tập hợp và trả lời câu hỏi của các anh/chị sớm nhất có thể.

Trân trọng.

Ban quản lý dự án.